Procedury e-CMR

1. Czego dotyczą Procedury

Procedury e-CMR opisują, jak w aplikacji eCMR One pod adresem /app wystawia się, podpisuje, sprawdza, zmienia i zastępuje elektroniczny list przewozowy (e-CMR). Są procedurami, które strony umowy przewozu uzgadniają zgodnie z art. 5 ust. 1 Protokołu dodatkowego do Konwencji CMR dotyczącego elektronicznego listu przewozowego (Dz.U. 2019 poz. 1487, dalej: Protokół e-CMR).

Procedury są częścią Regulaminu. Pojęcia pisane wielką literą (Aplikacja, Konto, Strona, Wystawca, e-CMR, Pakiet dowodowy) mają znaczenie z punktu 2 Regulaminu. Kiedy dokument z Aplikacji jest e-CMR, a kiedy kopią obok papierowego listu, określają punkty 7 i 7b Regulaminu; metodę podpisu opisuje punkt 7a.

Każdy e-CMR wskazuje adres tych Procedur: ecmr-one.eu/legal/ecmr-procedures. Adres jest wydrukowany pod formularzem w PDF wersji i zapisany w jego metadanych, zgodnie z art. 5 ust. 2 Protokołu e-CMR. Do e-CMR stosuje się Procedury w brzmieniu z dnia jego wystawienia.

2. Wystawienie i doręczenie e-CMR (art. 5 ust. 1 lit. a)

e-CMR wystawia Wystawca: Użytkownik zalogowany na Konto firmy, w roli właściciela albo pracownika. Wystawca wypełnia formularz i wybiera „Wystaw”. Serwer sprawdza kompletność danych i zapisuje jedną niezmienną wersję dokumentu wraz z jej skrótem SHA-256, zdarzenie wystawienia oraz PDF tej wersji ze skrótem SHA-256. Wersja nie powstaje bez swojego PDF.

Wystawca doręcza e-CMR Stronie, tworząc dla niej link do podpisu. Link jest przypisany do jednego dokumentu i jednej roli (nadawca, przewoźnik albo odbiorca), jest ważny 7 dni, a w bazie przechowywany jest tylko skrót tokenu. Wystawca przekazuje link SMS-em, e-mailem albo w inny sposób i może go w każdej chwili unieważnić lub zastąpić nowym; nowy link unieważnia poprzedni.

Strona otwiera link bez Konta. Urządzenie Strony pobiera PDF wersji i samo liczy jego skrót SHA-256. Formularz podpisu pojawia się tylko wtedy, gdy skrót zgadza się z zapisanym na serwerze. Od tej chwili e-CMR uważa się za doręczony tej Stronie. W czasie ważności linku Strona może pobrać PDF, który podpisuje.

Przewoźnik, który korzysta z Konta Wystawcy, może podpisać e-CMR bezpośrednio w Aplikacji, bez linku.

3. Integralność e-CMR (art. 5 ust. 1 lit. b)

Integralność zapewniają następujące mechanizmy:

• wystawiona wersja jest niezmienna: baza danych odbiera wszystkim rolom, także serwisowej, prawo zmiany i usunięcia wersji, zdarzeń, zgód i plików PDF wersji;
• skrót SHA-256 wersji obejmuje jej dane w postaci kanonicznej, a skrót SHA-256 PDF obejmuje dokładnie te bajty, które widzi każdy podpisujący tej wersji;
• zdarzenia tworzą łańcuch: każde zawiera skrót poprzedniego, a baza nie pozwala na rozgałęzienie łańcucha ani na drugie zdarzenie początkowe;
• każdy podpis obejmuje skrót wersji i skrót PDF; serwer odrzuca podpis, gdy którykolwiek z nich nie zgadza się z zapisem;
• każdy podpis może otrzymać znacznik czasu RFC 3161 od zewnętrznego dostawcy; dopóki dostawca nie jest podłączony, zapisany jest czas z urządzenia i czas odebrania przez serwer;
• kopia PDF pobrana z Aplikacji zawiera w załączniku oryginalny PDF wersji co do bajta, a jego skrót SHA-256 jest wydrukowany na każdej stronie kopii.

Wszystkie te dane składają się na Pakiet dowodowy dokumentu. Zgodność kopii z e-CMR sprawdza się, porównując skrót SHA-256 załączonego PDF ze skrótem w Pakiecie dowodowym.

4. Wykazanie uprawnienia do praw z e-CMR (art. 5 ust. 1 lit. c)

Strona wykazuje swoje uprawnienie w jeden z następujących sposobów:

• Wystawca i osoby z jego firmy: dostępem do e-CMR przez Konto firmy, która go wystawiła; właściciel i pracownicy firmy mają ten sam dostęp do dokumentów;
• Strona bez Konta: linkiem do podpisu przypisanym do tego dokumentu i jej roli; link nie pozwala zmienić roli ani otworzyć innego dokumentu, a każda rola podpisuje dokument tylko raz;
• po podpisie: zapisem zgody w Pakiecie dowodowym, który wskazuje rolę, podane imię i nazwisko, czas oraz skróty podpisanej wersji i PDF.

Aplikacja nie sprawdza tożsamości podpisującego ani jego umocowania do działania za Stronę. Za to, że link trafia do osoby uprawnionej, odpowiada Wystawca, a za umocowanie osoby podpisującej odpowiada Strona, w której imieniu ta osoba działa.

5. Potwierdzenie dostawy odbiorcy (art. 5 ust. 1 lit. d)

Dostawę potwierdza odbiorca, podpisując e-CMR w roli odbiorcy przez link do podpisu. Link może zostać otwarty także na urządzeniu, które okazuje kierowca. Podpis odbiorcy jest potwierdzeniem odbioru: Aplikacja oznacza dokument jako dostarczony i kończy udostępnianie pozycji przewozu, jeżeli było włączone.

Przy podpisie odbiorca może wpisać zastrzeżenia co do stanu przesyłki (ubytki, uszkodzenia), do 150 znaków. Zastrzeżenia są częścią podpisanej zgody odbiorcy, nie można ich później zmienić, a PDF drukuje je w rubryce 24. Zastrzeżenia zgłaszane po odbiorze, w terminach z art. 30 Konwencji CMR, odbiorca kieruje do przewoźnika poza Aplikacją; Strony mogą też zastąpić e-CMR listem papierowym według punktu 7.

6. Uzupełnienia i zmiany (art. 5 ust. 1 lit. e)

Do chwili wystawienia dokument jest szkicem i Wystawca może go dowolnie zmieniać. Wystawiony e-CMR nie może zostać zmieniony ani usunięty: Aplikacja i serwer odrzucają każdą zmianę treści wystawionej wersji.

Jeżeli treść e-CMR wymaga uzupełnienia lub zmiany, Wystawca wystawia nowy e-CMR (funkcja „Powtórz” tworzy szkic z danymi poprzedniego dokumentu), a Strony podpisują go ponownie. W nowym e-CMR Wystawca wskazuje numer dokumentu, który zastępuje, na przykład w polu „Postanowienia specjalne”, i unieważnia aktywne linki do podpisu poprzedniego dokumentu.

Poprzedni e-CMR pozostaje w Aplikacji w niezmienionej postaci, razem ze swoim Pakietem dowodowym, jako zapis pierwotnej treści. Aplikacja nie oznacza dziś automatycznie, że dokument został zastąpiony.

7. Zastąpienie e-CMR listem przewozowym w innej formie (art. 5 ust. 1 lit. f)

Zastąpienia e-CMR listem papierowym może zażądać każda Strona, a także organ kontroli w trakcie kontroli. Wystawca zastępuje e-CMR także wtedy, gdy trasa nie spełnia warunków z punktu 7b Regulaminu albo gdy Aplikacja jest niedostępna w sposób, który uniemożliwia dalszy obieg.

Procedura:

• Wystawca, albo przewoźnik z dostępem do Konta Wystawcy, drukuje kopię PDF e-CMR z Aplikacji („Drukuj” albo „Pobierz PDF”); kopia zawiera dane wersji, podpisy złożone do tej chwili, adres tych Procedur oraz skrót SHA-256 zatwierdzonego PDF;
• na wydruku Wystawca odręcznie dopisuje: „Zastępuje e-CMR nr … z dnia …; dalszy obieg papierowy”, z datą, miejscem i podpisem;
• brakujące podpisy Strony składają odręcznie na wydruku w polach 22 do 24, a dalsze czynności (zastrzeżenia, potwierdzenie dostawy) odbywają się na papierze;
• Wystawca unieważnia w Aplikacji aktywne linki do podpisu tego e-CMR, aby po zastąpieniu nikt nie złożył już podpisu elektronicznego.

Od chwili zastąpienia listem przewozowym jest dokument papierowy. e-CMR pozostaje w Aplikacji w niezmienionej postaci jako zapis dowodowy stanu sprzed zastąpienia i nie jest usuwany. Organowi kontroli, który żąda tylko okazania dokumentu, kierowca może okazać PDF na ekranie albo wydruk bez zastępowania e-CMR.

8. Przechowywanie i dostęp

e-CMR, jego wersje, zdarzenia, zapisy zgód, PDF wersji i znaczniki czasu są przechowywane przez czas istnienia dokumentu. Usunięcie Konta nie usuwa wystawionych dokumentów ani zapisów podpisów (Polityka prywatności, strona „Usunięcie konta”).

Strona bez Konta ma dostęp do e-CMR przez link do podpisu, dopóki link jest ważny. Po tym czasie kopię e-CMR i Pakiet dowodowy przekazuje jej Wystawca.

9. Zmiany Procedur

Procedury zmienia się w trybie zmiany Regulaminu (punkt 16 Regulaminu). Do e-CMR wystawionego przed zmianą stosuje się Procedury w brzmieniu z dnia jego wystawienia.