CMR-Frachtbrief ausfüllen: Feld für Feld

Wozu der CMR-Frachtbrief dient und wie viele Ausfertigungen er hat

Der CMR-Frachtbrief bestätigt den Abschluss eines Vertrags über die internationale Beförderung von Gütern auf der Straße. Bis zum Beweis des Gegenteils dient er als Nachweis für den Vertragsabschluss, den Vertragsinhalt und die Übernahme des Gutes durch den Frachtführer (Art. 9 CMR). Fehlt der Frachtbrief oder ist er mangelhaft, bleibt der Beförderungsvertrag trotzdem gültig (Art. 4), doch Ansprüche lassen sich schwerer durchsetzen und bei Kontrollen entstehen Fragen.

Das Übereinkommen sieht drei Originalausfertigungen vor, die vom Absender und vom Frachtführer unterzeichnet werden (Art. 5):

• die erste erhält der Absender,
• die zweite begleitet das Gut und geht an den Empfänger,
• die dritte behält der Frachtführer.

In der Praxis haben gedruckte CMR-Sätze oft eine vierte oder fünfte Kopie für den internen Gebrauch. Die Feldnummern unten entsprechen dem gängigsten Formular und dem PDF-Layout des kostenlosen CMR-Generators.

Beteiligte: Felder 1–4

Feld 1: Absender

Vollständiger Firmenname, Anschrift und Land. Ergänzen Sie die USt-IdNr., wenn Ihr Auftraggeber sie verlangt. Absender ist die Partei des Beförderungsvertrags, nicht unbedingt das Lager, aus dem die Ware physisch abfährt.

Feld 2: Empfänger

Name, Anschrift und Land des Unternehmens, an das die Ware abgeliefert werden soll. Der Empfänger unterschreibt später Feld 24.

Feld 3: Auslieferungsort

Ort und Land der Entladung. Wird nicht am Firmensitz des Empfängers entladen, tragen Sie die Anschrift des Ziellagers ein.

Feld 4: Ort und Tag der Übernahme des Gutes

Ort, Land und Datum, an dem der Frachtführer die Ware übernommen hat. Das Datum in Feld 4 ist der Bezugspunkt für die Lieferfrist und für Reklamationen.

Ware: Felder 5–12

Dieser Teil beschreibt die Sendung. Das Übereinkommen verlangt die Bezeichnung des Gutes, die Art der Verpackung, Anzahl, Zeichen und Nummern der Frachtstücke sowie das Rohgewicht (Art. 6 Abs. 1). Für die Richtigkeit dieser Angaben haftet der Absender (Art. 7).

• Feld 5, beigefügte Dokumente: Rechnung, Packliste, Zeugnisse und Zolldokumente, die dem Fahrer übergeben werden.
• Feld 6, Kennzeichen und Nummern: Markierungen auf Paletten oder Kartons, Bestellnummern, Seriennummern.
• Feld 7, Anzahl der Packstücke: Anzahl der Paletten, Kartons oder sonstigen Einheiten. Der Frachtführer prüft sie bei der Beladung (Art. 8).
• Feld 8, Art der Verpackung: Paletten, Kisten, Säcke, lose.
• Feld 9, Bezeichnung des Gutes: die übliche Handelsbezeichnung. Bei Gefahrgut ergänzen Sie UN-Nummer, Klasse und Verpackungsgruppe nach ADR.
• Feld 10, statistische Nummer: Zolltarifnummer, falls erforderlich.
• Feld 11, Bruttogewicht in kg: einschließlich Verpackung.
• Feld 12, Volumen in m³: wenn es für den Preis oder die Beladung relevant ist.

Anweisungen und Abrechnung: Felder 13–15

Feld 13: Anweisungen des Absenders

Zollformalitäten und weitere Weisungen an den Frachtführer, etwa die erforderliche Temperatur, Umladeverbot oder Anruf vor der Zustellung. Anweisungen zu Zollformalitäten gehören zu den Angaben, die das Übereinkommen ausdrücklich nennt.

Feld 14: Frachtzahlungsanweisungen

Wer die Fracht bezahlt: der Absender (frei) oder der Empfänger (unfrei). Widersprüche zwischen diesem Feld und dem Transportauftrag sind ein häufiger Grund für Streit um die Rechnung.

Feld 15: Nachnahme

Betrag und Währung, die der Frachtführer bei der Ablieferung vom Empfänger einziehen soll. Gibt es keine Nachnahme, bleibt das Feld leer.

Frachtführer: Felder 16–19

• Feld 16, Frachtführer: Name, Anschrift, Land und in der Praxis auch die Kennzeichen von Zugmaschine und Auflieger.
• Feld 17, nachfolgende Frachtführer: wird ausgefüllt, wenn mehrere Frachtführer die Beförderung nacheinander ausführen.
• Feld 18, Vorbehalte und Bemerkungen des Frachtführers: Hier vermerkt der Fahrer den Zustand von Ware und Verpackung oder Abweichungen bei der Stückzahl. Vorbehalte müssen begründet sein (Art. 8 Abs. 2).
• Feld 19, besondere Vereinbarungen: Absprachen der Parteien, etwa eine Lieferfrist oder ein angegebener Warenwert.

Feld 18 ist für den Fahrer das wichtigste. Sind bei der Beladung Paletten beschädigt oder stimmt ihre Anzahl nicht mit Feld 7 überein und der Fahrer vermerkt das nicht, lässt sich später kaum beweisen, dass der Schaden schon vor der Übernahme entstanden ist.

Kosten und Ausstellung: Felder 20–21

Feld 20 ist die Kostentabelle: Fracht, Ermäßigungen, Zuschläge, Nebengebühren und Versicherung, aufgeteilt danach, was der Absender und was der Empfänger zahlt. Viele Unternehmen tragen hier nur die Summe ein oder lassen das Feld leer, weil sich der Preis aus dem Auftrag ergibt.

Feld 21 enthält Ort und Tag der Ausstellung des Frachtbriefs. Das Übereinkommen verlangt beides in jedem Frachtbrief (Art. 6 Abs. 1 Buchst. a).

Unterschriften: Felder 22, 23 und 24

1. Feld 22: Unterschrift und Stempel des Absenders bei der Beladung.
2. Feld 23: Unterschrift und Stempel des Frachtführers, meist des Fahrers, bei der Übernahme der Ware.
3. Feld 24: Der Empfänger bestätigt den Erhalt der Sendung mit Datum und Unterschrift und vermerkt hier auch äußerlich erkennbare Fehlmengen oder Schäden.

Die Unterschrift des Empfängers in Feld 24 schließt die Beförderung ab und ist die Grundlage für die Rechnung. Äußerlich erkennbare Schäden meldet der Empfänger bei der Ablieferung, äußerlich nicht erkennbare innerhalb von sieben Tagen, Sonn- und Feiertage nicht mitgerechnet (Art. 30).

Auf Papier unterschreibt jede Partei den Ausdruck persönlich. Beim elektronischen Frachtbrief lassen sich Unterschriften aus der Ferne einholen: Wie das funktioniert, erklären wir im Ratgeber CMR per Link unterschreiben.

Wer welche Felder ausfüllt

Das Formular wird meist an mehreren Stellen und von mehreren Personen ausgefüllt. Legen Sie das vorab fest, denn ein leeres Feld, das erst bei der Entladung auffällt, lässt sich nur schwer nachtragen.

• Absender oder Auftraggeber: Felder 1–15, 19 und 21 sowie die Unterschrift in Feld 22. Oft übernimmt das ein Spediteur oder das Büro des Frachtführers anhand des Auftrags, und der Absender prüft nur die Angaben und unterschreibt.
• Frachtführer, also der Fahrer: Felder 16–18 und die Unterschrift in Feld 23. Der Fahrer prüft Stückzahl, Zeichen und Zustand der Verpackung und trägt Vorbehalte ein.
• Empfänger: Feld 24, also Datum, Unterschrift und gegebenenfalls Bemerkungen zum Zustand der Ware.

Bereitet das Büro des Frachtführers den Frachtbrief für den Absender vor, sollten Sie ihn vor Ankunft des Lkw ausdrucken oder zur Prüfung schicken. An der Rampe hat der Fahrer wenig Zeit für Korrekturen.

Die häufigsten Fehler

• Abweichende Stückzahl in Feld 7 und 24 ohne Vermerk in Feld 18.
• Fehlendes Datum in Feld 4 oder 21.
• Das Lager als Absender eingetragen statt der Vertragspartei.
• Feld 14 widerspricht dem Transportauftrag.
• Unleserliche Schrift auf dem Durchschlag, sodass die Kopie des Empfängers vom Original abweicht.
• Fehlende Unterschrift in Feld 22 oder 23 bei der Abfahrt von der Ladestelle.

Die meisten dieser Fehler vermeiden Sie, wenn Sie den Frachtbrief am Computer und mit gespeicherten Daten ausfüllen. Eine Beschreibung jedes Feldes finden Sie auch unter dem Formular des Generators.

Papier oder elektronischer Frachtbrief

Die Felder sind in beiden Formen gleich. Den elektronischen Frachtbrief regelt das Zusatzprotokoll zum CMR-Übereinkommen. Der Unterschied liegt darin, wie das Dokument entsteht und wie Unterschriften eingeholt werden: Statt drei Durchschlägen gibt es ein Dokument, das alle Parteien sehen. Den Vergleich beider Wege finden Sie im Beitrag Papier-CMR vs. e-CMR.

CMR online ausfüllen

Der CMR-Generator führt durch alle Felder und erstellt ein PDF im Layout des Formulars, ohne Registrierung. Wenn Sie regelmäßig Frachtbriefe ausstellen, speichert eCMR One Geschäftspartner, Fahrzeuge und Vorlagen und holt die Unterschriften der Parteien per Link ein.