CMR per Link unterschreiben, ganz ohne App

Wer den CMR-Frachtbrief unterschreibt

Der CMR-Frachtbrief hat drei Unterschriftsfelder:

• Feld 22: der Absender, bei der Beladung,
• Feld 23: der Frachtführer, meist der Fahrer, bei der Übernahme der Ware,
• Feld 24: der Empfänger, bei der Ablieferung der Ware.

Das CMR-Übereinkommen verlangt die Unterschriften von Absender und Frachtführer auf dem Frachtbrief (Art. 5), die Unterschrift des Empfängers bestätigt die Ablieferung. Das Zusatzprotokoll zum CMR-Übereinkommen sieht einen elektronischen Frachtbrief vor, den die Parteien mit einer elektronischen Signatur authentifizieren. Was das Protokoll genau regelt und in welchen Ländern es gilt, finden Sie in den Quellen unten auf der Seite.

Das Problem: Jeder bräuchte die App

Viele e-CMR-Systeme setzen voraus, dass jede Partei ein Konto oder eine installierte App hat. In der Praxis legt der Lagerist bei der Beladung kein Konto für eine einzige Beförderung an, der Empfänger im Ausland kennt Ihr System nicht, und der Fahrer des Subunternehmers hat etwas anderes auf dem Handy.

Am Ende wird das elektronische Dokument zum Unterschreiben ausgedruckt, und man ist wieder beim Papier.

Deshalb braucht bei eCMR One nur das Unternehmen ein Konto, das die Beförderung abwickelt. Die übrigen Parteien unterschreiben per Link, und der Frachtführer muss niemanden überreden, etwas zu installieren oder sich in einem fremden System zu registrieren.

So funktioniert die Unterschrift per Link in eCMR One

1. Sie senden eine Unterschriftsanfrage

In der Beförderung wählen Sie eine Partei: Absender, Frachtführer oder Empfänger. Sie geben deren E-Mail-Adresse ein, und die App versendet den Link. Sie können den Link auch kopieren und selbst weitergeben, etwa per Messenger. Der Versand per SMS folgt in Kürze.

2. Der Unterzeichner öffnet den Link auf dem Handy

Der Link öffnet sich im normalen Browser des Handys. Der Unterzeichner legt kein Konto an, meldet sich nicht an und installiert nichts. Er sieht die Beförderungsdaten und kann sie vor der Unterschrift prüfen.

3. Unterschrift mit dem Finger

Unterschrieben wird mit dem Finger auf dem Handybildschirm, genau wie auf Papier.

4. Die Unterschrift landet im Dokument

Sie sehen die Unterschrift sofort in der Beförderung und im PDF im CMR-Layout. Niemand muss Fotos oder das Original zurückschicken.

Auch der Fahrer braucht keine App

Der Fahrer unterschreibt als Frachtführer über seinen eigenen Link im Handy-Browser. Das ist wichtig bei Subunternehmern und Fahrern, die für mehrere Firmen fahren: Ein Handy mit Browser genügt.

App und Konto sind eine Option für alle, die sämtliche Beförderungen griffbereit haben möchten, etwa Disponenten oder Fahrer, die täglich für Ihr Unternehmen fahren.

Eine typische Beförderung Schritt für Schritt

1. Das Büro stellt den Frachtbrief in eCMR One mit gespeicherten Geschäftspartnern und Fahrzeug aus.
2. Vor der Beladung sendet es den Unterschriftslink an den Absender, zum Beispiel an das Lager.
3. Der Fahrer öffnet seinen Link und unterschreibt bei der Übernahme der Ware als Frachtführer.
4. Bei der Entladung erhält der Empfänger einen Link und bestätigt den Empfang.
5. Das Büro sieht alle Unterschriften in der Beförderung und lädt das PDF im CMR-Layout herunter.

Die Reihenfolge und wer den Link versendet, hängen von Ihrem Ablauf ab. Der Link kann vorab oder vor Ort verschickt werden, wenn die Partei neben dem Fahrer steht.

Ihre Vorteile

• Unterschriften ohne physisches Dokument: Die Partei muss nicht denselben Ausdruck in der Hand haben.
• Keine Installation bei Geschäftspartnern: Eine E-Mail oder ein Link im Messenger genügt.
• Dokument sofort im Büro: Die Unterschrift des Empfängers liegt sofort in der Beförderung vor, sodass Sie die Rechnung am Entladetag vorbereiten können.
• Ein PDF mit allen Unterschriften zur Weitergabe an den Auftraggeber.

Wie viel das im Vergleich zu Papier spart, beschreiben wir im Beitrag Papier-CMR vs. e-CMR.

So bereiten Sie Ihre Geschäftspartner vor

Der Unterschriftslink funktioniert ohne Anleitung, doch eine erste Nachricht von einem unbekannten Absender wird leicht ignoriert. Schicken Sie vor der ersten Beförderung eine kurze Info, zum Beispiel:

„Bei der nächsten Beförderung erhalten Sie per E-Mail einen Link zur Unterschrift des CMR-Frachtbriefs. Öffnen Sie ihn einfach auf dem Handy, prüfen Sie die Angaben und unterschreiben Sie mit dem Finger. Sie müssen weder ein Konto anlegen noch eine App installieren.“

Bitten Sie den Fahrer, dem Empfänger bei der ersten Entladung zu zeigen, wo der Link ist, falls dieser die Nachricht noch nicht geöffnet hat.

Fragen und Antworten

Braucht der Empfänger ein Konto bei eCMR One?

Nein. Empfänger, Absender und Fahrer unterschreiben per Link im Browser, ohne Konto und ohne Anmeldung.

Was, wenn eine Partei keine E-Mail-Adresse angegeben hat?

Kopieren Sie den Link und geben Sie ihn auf anderem Weg weiter, etwa per Messenger. Der Versand per SMS folgt in Kürze.

Ist die Unterschrift im PDF sichtbar?

Ja. Die Unterschriften stehen in der Beförderung und im PDF im CMR-Layout, das Sie herunterladen und an den Auftraggeber weitergeben können.

Braucht der Unterzeichner Internet?

Ja. Der Link öffnet eine Seite im Browser, daher muss das Handy beim Öffnen und Unterschreiben mit dem Internet verbunden sein.

Wo sich die Unterschrift per Link am besten bewährt

• Subunternehmer: Der Fahrer einer anderen Firma braucht weder Ihre App noch ein Konto.
• Empfänger im Ausland: Der Link öffnet sich im Browser, der Empfänger muss Ihr System also nicht kennen.
• Lager im Schichtbetrieb: Es unterschreibt, wer gerade an der Rampe steht, ohne dass Sie ein Konto für ihn anlegen.
• Stammkunden: Nach der ersten Beförderung wird die Unterschrift per Link zur Routine, genau wie die auf Papier.

In all diesen Fällen verlangt Papier, dass Partei und Ausdruck am selben Ort zusammenkommen. Ein Link braucht nur ein Handy.

Unterschrift per Link vs. Unterschrift auf dem Ausdruck

• Ort: Ein Ausdruck wird dort unterschrieben, wo er liegt; ein Link öffnet sich auf dem Handy des Unterzeichners.
• Kopien: Auf Papier hat jede Partei eine eigene Kopie, beim e-CMR sehen alle dasselbe Dokument.
• Rücklauf ins Büro: Der Ausdruck kommt mit dem Fahrer oder per Post zurück, die Unterschrift per Link ist sofort in der Beförderung.
• Lesbarkeit: Auf dem Durchschlag sind Unterschriften und Vermerke oft unleserlich, auf dem Bildschirm sind die Beförderungsdaten klar.

Worauf Sie achten sollten

• Die richtige E-Mail-Adresse der Partei. Der Link geht dorthin, wohin Sie ihn senden; bei einem kopierten Link entscheiden Sie selbst, an wen Sie ihn weitergeben.
• Absprachen mit Geschäftspartnern. Informieren Sie Absender und Empfänger vor der ersten Beförderung, dass sie einen Link statt Papier erhalten.
• Zustimmung des Auftraggebers zum elektronischen Dokument. Prüfen Sie, ob Ihr Kunde ein PDF mit Unterschriften als Ablieferungsnachweis akzeptiert.
• Ein Handy mit Internetzugang im Moment der Unterschrift.

Testen Sie es bei einer Beförderung

Am einfachsten testen Sie die Unterschrift per Link bei einer Beförderung mit einem festen Geschäftspartner. Erstellen Sie ein Konto bei eCMR One, stellen Sie einen Frachtbrief aus und senden Sie den Unterschriftslink. Wenn Sie vorerst nur ein Dokument zum Ausdrucken brauchen, nutzen Sie den kostenlosen CMR-Generator.