Jak wypełnić list CMR, pole po polu

Po co jest list CMR i ile ma egzemplarzy

List przewozowy CMR potwierdza zawarcie umowy międzynarodowego przewozu drogowego towarów. Do czasu udowodnienia przeciwnego jest dowodem zawarcia umowy, jej warunków i przyjęcia towaru przez przewoźnika (art. 9 Konwencji CMR). Brak listu albo jego braki nie unieważniają samej umowy przewozu (art. 4), ale utrudniają dochodzenie roszczeń i budzą pytania przy kontroli.

Konwencja przewiduje trzy oryginalne egzemplarze podpisane przez nadawcę i przewoźnika (art. 5):

• pierwszy otrzymuje nadawca,
• drugi towarzyszy towarowi i trafia do odbiorcy,
• trzeci zatrzymuje przewoźnik.

W praktyce drukowane bloczki mają często czwartą lub piątą kopię na potrzeby firmy. Numeracja rubryk poniżej odpowiada najczęściej stosowanemu wzorowi formularza i układowi PDF z bezpłatnego generatora CMR.

Strony przewozu: pola 1–4

Pole 1: Nadawca

Pełna nazwa firmy, adres i kraj. Warto dopisać numer VAT, jeśli wymaga tego zleceniodawca. Nadawcą jest strona umowy przewozu, a nie zawsze magazyn, z którego fizycznie wyjeżdża towar.

Pole 2: Odbiorca

Nazwa, adres i kraj firmy, której towar ma zostać wydany. Odbiorca podpisuje później pole 24.

Pole 3: Miejsce przeznaczenia

Miejscowość i kraj rozładunku. Jeśli rozładunek odbywa się pod innym adresem niż siedziba odbiorcy, wpisz adres magazynu docelowego.

Pole 4: Miejsce i data załadowania

Miejscowość, kraj i data przyjęcia towaru przez przewoźnika. Data z pola 4 jest punktem odniesienia przy liczeniu terminu dostawy i przy reklamacjach.

Towar: pola 5–12

Ta część opisuje przesyłkę. Konwencja wymaga opisu towaru, sposobu opakowania, liczby sztuk, ich znaków i numerów oraz wagi brutto (art. 6 ust. 1). Za dokładność tych danych odpowiada nadawca (art. 7).

• Pole 5, załączone dokumenty: faktura, specyfikacja, świadectwa, dokumenty celne przekazane kierowcy.
• Pole 6, cechy i numery: oznaczenia na paletach lub kartonach, numery zamówień, numery seryjne.
• Pole 7, liczba sztuk: liczba palet, kartonów lub innych jednostek. Przewoźnik sprawdza ją przy załadunku (art. 8).
• Pole 8, sposób opakowania: palety, skrzynie, worki, luzem.
• Pole 9, rodzaj towaru: zwykła nazwa handlowa. Przy towarach niebezpiecznych dodaj numer UN, klasę i grupę pakowania zgodnie z ADR.
• Pole 10, numer statystyczny: kod taryfy celnej, jeśli jest potrzebny.
• Pole 11, waga brutto w kilogramach: razem z opakowaniem.
• Pole 12, objętość w m³: gdy ma znaczenie dla stawki albo załadunku.

Instrukcje i rozliczenia: pola 13–15

Pole 13: Instrukcje nadawcy

Formalności celne i inne polecenia dla przewoźnika, np. wymagana temperatura, zakaz przeładunku, kontakt przed dostawą. Instrukcje dotyczące formalności celnych należą do danych, które Konwencja wymienia wprost.

Pole 14: Postanowienia odnośnie przewoźnego

Kto płaci za przewóz: nadawca (franco) czy odbiorca (non franco). Rozbieżność między tym polem a zleceniem to częsty powód sporów o fakturę.

Pole 15: Zapłata za pobraniem

Kwota i waluta, którą przewoźnik ma pobrać od odbiorcy przy wydaniu towaru. Jeśli pobrania nie ma, zostaw pole puste.

Przewoźnik: pola 16–19

• Pole 16, przewoźnik: nazwa, adres, kraj, a w praktyce także numery rejestracyjne pojazdu i naczepy.
• Pole 17, kolejni przewoźnicy: wypełnia się, gdy przewóz wykonuje kilku przewoźników po kolei.
• Pole 18, zastrzeżenia i uwagi przewoźnika: tu kierowca wpisuje uwagi o stanie towaru i opakowania albo o niezgodności liczby sztuk. Zastrzeżenia muszą być uzasadnione (art. 8 ust. 2).
• Pole 19, postanowienia specjalne: uzgodnienia stron, np. termin dostawy albo zadeklarowana wartość towaru.

Pole 18 jest najważniejsze dla kierowcy. Jeżeli przy załadunku palety są uszkodzone albo ich liczba nie zgadza się z polem 7, a kierowca tego nie zapisze, trudno będzie później wykazać, że szkoda powstała przed przyjęciem towaru.

Koszty i wystawienie: pola 20–21

Pole 20 to tabela kosztów: przewoźne, bonifikaty, dopłaty, koszty dodatkowe i ubezpieczenie, z podziałem na to, co płaci nadawca, a co odbiorca. Wiele firm wpisuje tu tylko sumę albo zostawia pole puste, bo stawka wynika ze zlecenia.

Pole 21 to miejsce i data wystawienia listu. Konwencja wymaga ich w każdym liście (art. 6 ust. 1 lit. a).

Podpisy: pola 22, 23 i 24

1. Pole 22: podpis i pieczęć nadawcy przy załadunku.
2. Pole 23: podpis i pieczęć przewoźnika, zwykle kierowcy, przy przyjęciu towaru.
3. Pole 24: odbiorca potwierdza otrzymanie przesyłki, z datą i podpisem. Tu wpisuje też uwagi o widocznych brakach lub uszkodzeniach.

Podpis odbiorcy w polu 24 zamyka przewóz i jest podstawą do wystawienia faktury. Uwagi o widocznych uszkodzeniach odbiorca zgłasza przy wydaniu towaru, a o niewidocznych w ciągu siedmiu dni, nie licząc niedziel i świąt (art. 30).

Na papierze każda strona podpisuje wydruk osobiście. W elektronicznym liście podpis można zebrać zdalnie: o tym, jak to działa, piszemy w poradniku Podpis na CMR bez aplikacji.

Kto wypełnia które pola

Formularz wypełnia się zwykle w kilku miejscach i przez kilka osób. Dobrze jest ustalić to z góry, bo puste pole odkryte dopiero na rozładunku trudno uzupełnić.

• Nadawca albo zleceniodawca: pola 1–15, 19 i 21 oraz podpis w polu 22. Często robi to spedytor albo biuro przewoźnika na podstawie zlecenia, a nadawca tylko sprawdza dane i podpisuje.
• Przewoźnik, czyli kierowca: pola 16–18 i podpis w polu 23. Kierowca sprawdza liczbę sztuk, znaki i stan opakowania i wpisuje zastrzeżenia.
• Odbiorca: pole 24, czyli data, podpis i ewentualne uwagi o stanie towaru.

Jeżeli biuro przewoźnika przygotowuje list za nadawcę, warto wydrukować go albo wysłać do sprawdzenia przed przyjazdem auta. Kierowca na rampie ma mało czasu na poprawki.

Najczęstsze błędy

• Niezgodna liczba sztuk w polach 7 i 24 bez uwagi w polu 18.
• Brak daty w polu 4 albo 21.
• Nadawca wpisany jako magazyn zamiast strony umowy.
• Pole 14 sprzeczne ze zleceniem transportowym.
• Nieczytelne pismo na kalce, przez które kopia odbiorcy różni się od oryginału.
• Brak podpisu w polu 22 albo 23 przy wyjeździe z załadunku.

Większości tych błędów zapobiega wypełnianie listu na komputerze i z zapisanych danych. Opis każdej rubryki znajdziesz też pod formularzem generatora.

Papierowy czy elektroniczny list

Rubryki są takie same w obu formach. Elektroniczny list przewozowy przewiduje Protokół dodatkowy do Konwencji CMR. Różnica polega na tym, jak powstaje dokument i jak zbiera się podpisy: zamiast trzech kopii na kalce jest jeden dokument, który widzą wszystkie strony. Porównanie obu sposobów opisujemy w tekście Papierowy CMR a e-CMR.

Wypełnij CMR online

Generator CMR prowadzi przez wszystkie rubryki i tworzy PDF w układzie formularza, bez zakładania konta. Jeśli wystawiasz listy regularnie, eCMR One zapamięta kontrahentów, pojazdy i szablony, a podpisy stron zbierze linkiem.