Podpis na CMR bez aplikacji: jak działa link

Kto podpisuje list CMR

List przewozowy CMR ma trzy pola na podpisy:

• pole 22: nadawca, przy załadunku,
• pole 23: przewoźnik, zwykle kierowca, przy przyjęciu towaru,
• pole 24: odbiorca, przy wydaniu towaru.

Konwencja CMR wymaga podpisu nadawcy i przewoźnika na liście (art. 5), a podpis odbiorcy potwierdza dostawę. Protokół dodatkowy do Konwencji CMR przewiduje elektroniczny list przewozowy, który strony uwierzytelniają podpisem elektronicznym. Co dokładnie stanowi Protokół i w których krajach obowiązuje, sprawdź w źródłach na dole strony.

Problem: każdy musiałby mieć aplikację

Wiele systemów e-CMR zakłada, że każda strona ma konto albo zainstalowaną aplikację. W praktyce magazynier na załadunku nie założy konta dla jednego przewozu, odbiorca w innym kraju nie zna Twojego systemu, a kierowca podwykonawcy ma w telefonie co innego.

Efekt jest taki, że elektroniczny dokument kończy się wydrukiem do podpisu i wracamy do papieru.

Dlatego w eCMR One konto jest potrzebne tylko firmie, która prowadzi przewóz. Pozostałe strony podpisują z linku, a przewoźnik nie musi nikogo namawiać do instalowania czegokolwiek ani rejestrowania się w obcym systemie.

Jak działa podpis linkiem w eCMR One

1. Wysyłasz prośbę o podpis

W przewozie wybierasz stronę: nadawcę, przewoźnika albo odbiorcę. Wpisujesz jej adres e-mail i aplikacja wysyła link. Możesz też skopiować link i przekazać go sam, np. komunikatorem. Wysyłka SMS-em będzie dostępna wkrótce.

2. Podpisujący otwiera link w telefonie

Link otwiera się w zwykłej przeglądarce telefonu. Podpisujący nie zakłada konta, nie loguje się i niczego nie instaluje. Widzi dane przewozu i może je sprawdzić przed podpisem.

3. Podpis palcem

Podpis składa się palcem na ekranie telefonu, tak jak na kartce.

4. Podpis trafia do dokumentu

Podpis widzisz od razu w przewozie i w PDF w układzie CMR. Nikt nie odsyła zdjęć ani oryginału.

Kierowca też nie potrzebuje aplikacji

Kierowca podpisuje jako przewoźnik z własnego linku, w przeglądarce telefonu. To ważne przy podwykonawcach i kierowcach, którzy jeżdżą dla kilku firm: wystarczy telefon z przeglądarką.

Aplikacja i konto są opcją dla tych, którzy chcą mieć wszystkie przewozy pod ręką, np. dyspozytora albo kierowcy, który codziennie jeździ dla Twojej firmy.

Typowy przewóz krok po kroku

1. Biuro wystawia list w eCMR One z zapisanych kontrahentów i pojazdu.
2. Przed załadunkiem wysyła link do podpisu nadawcy, np. do magazynu.
3. Kierowca otwiera swój link i podpisuje jako przewoźnik przy przyjęciu towaru.
4. Na rozładunku odbiorca dostaje link i potwierdza odbiór.
5. Biuro widzi komplet podpisów w przewozie i pobiera PDF w układzie CMR.

Kolejność i to, kto wysyła link, zależą od Twojego procesu. Link można wysłać z wyprzedzeniem albo na miejscu, gdy strona stoi obok kierowcy.

Co zyskujesz

• Podpisy bez spotkania z dokumentem: strona nie musi mieć w ręku tego samego wydruku.
• Brak instalacji po stronie kontrahentów: wystarczy e-mail albo link w komunikatorze.
• Dokument w biurze od razu: podpis odbiorcy jest w przewozie w chwili złożenia, więc fakturę można przygotować w dniu rozładunku.
• Jeden PDF z kompletem podpisów do przekazania zleceniodawcy.

Ile to oszczędza w porównaniu z papierem, opisujemy w tekście Papierowy CMR a e-CMR.

Jak przygotować kontrahentów

Link do podpisu działa bez instrukcji, ale pierwsza wiadomość od nieznanego nadawcy może zostać zignorowana. Przed pierwszym przewozem wyślij krótką informację, np.:

„Przy najbliższym przewozie dostaną Państwo e-mailem link do podpisu listu CMR. Wystarczy otworzyć go w telefonie, sprawdzić dane i podpisać palcem. Nie trzeba zakładać konta ani instalować aplikacji.”

Kierowcę warto poprosić, żeby przy pierwszym rozładunku pokazał odbiorcy, gdzie jest link, jeśli ten nie otworzył jeszcze wiadomości.

Pytania i odpowiedzi

Czy odbiorca musi mieć konto w eCMR One?

Nie. Odbiorca, nadawca i kierowca podpisują z linku w przeglądarce, bez konta i bez logowania.

Co, jeśli strona nie podała adresu e-mail?

Skopiuj link i przekaż go w inny sposób, np. komunikatorem. Wysyłka SMS-em będzie dostępna wkrótce.

Czy podpis widać w PDF?

Tak. Podpisy są w przewozie i w PDF w układzie CMR, który możesz pobrać i przekazać zleceniodawcy.

Czy podpisujący potrzebuje internetu?

Tak, link otwiera stronę w przeglądarce, więc w chwili otwarcia i podpisu telefon musi mieć połączenie z internetem.

Gdzie podpis linkiem sprawdza się najlepiej

• Podwykonawcy: kierowca obcej firmy nie musi mieć Twojej aplikacji ani konta.
• Odbiorcy za granicą: link otwiera się w przeglądarce, więc odbiorca nie musi znać Twojego systemu.
• Magazyny ze zmianową obsadą: podpisuje osoba, która jest akurat na rampie, bez zakładania jej konta.
• Stali klienci: po pierwszym przewozie podpis z linku staje się rutyną, tak jak podpis na kartce.

W każdym z tych przypadków papier wymaga, żeby strona i wydruk spotkały się w jednym miejscu. Link wymaga tylko telefonu.

Podpis z linku a podpis na wydruku

• Miejsce: wydruk podpisuje się tam, gdzie leży; link otwiera się na telefonie podpisującego.
• Kopie: na papierze każda strona ma własną kopię, w e-CMR wszyscy widzą ten sam dokument.
• Powrót do biura: wydruk wraca z kierowcą lub pocztą, podpis z linku jest w przewozie od razu.
• Czytelność: na kalce podpis i uwagi bywają nieczytelne, na ekranie dane przewozu są wyraźne.

Na co zwrócić uwagę

• Poprawny adres e-mail strony. Link trafia tam, gdzie go wyślesz; przy linku skopiowanym sam decydujesz, komu go przekazujesz.
• Ustalenia z kontrahentami. Przed pierwszym przewozem uprzedź nadawcę i odbiorcę, że dostaną link zamiast papieru.
• Zgoda zleceniodawcy na dokument elektroniczny. Sprawdź, czy klient przyjmuje PDF z podpisami jako potwierdzenie dostawy.
• Telefon z dostępem do internetu w chwili podpisu.

Wypróbuj na jednym przewozie

Najprościej sprawdzić podpis linkiem na jednym przewozie ze stałym kontrahentem. Załóż konto w eCMR One, wystaw list i wyślij link do podpisu. Jeśli na razie potrzebujesz tylko dokumentu do wydruku, skorzystaj z bezpłatnego generatora CMR.